Gestisci il tuo tempo in modo efficace e libera tempo per ciò che ti sta davvero a cuore
In tempi di smart working gestire in modo efficace il tuo tempo ti permette di aumentare la produttività, focalizzando la tua attenzione sulle attività davvero importanti. In questo modo puoi liberare tempo per i progetti strategici, quelli che hai sempre relegato in fondo al cassetto dei sogni, e ottenere ore preziose da dedicare a te stesso e alle persone che ti stanno a cuore. Un miraggio? No, perché le persone più produttive (colpo di scena) non fanno straordinari: sanno che nell’arco della nostra giornata il tempo in cui siamo produttivi è limitato, il resto è spreco.
Ecco allora 11 consigli che puoi seguire per organizzare meglio il tuo lavoro ed essere produttivo al 100%.
Sommario
1 – Non puoi controllare il tempo
2 – Traccia il tuo tempo e elimina gli sprechi
3 – Pianifica il tuo tempo
4 – Stabilisci le priorità
5 – Elimina le distrazioni
6 – Non rimandare
7 – Lascia stare la perfezione
8 – Fai una cosa per volta e non lasciarla a metà
9 – Sfrutta la Legge di Parkinson
10 – Usa la tecnica del Pomodoro
11 – Passa alla tecnica del Melone
1 – Non puoi controllare il tempo
Comunque deciderai di utilizzare le tue giornate, allo scoccare della mezzanotte avrai a disposizione sempre e solo 24 ore (o 1.440 minuti, o 86.400 secondi). Non puoi cambiare il tempo, ma puoi cambiare il modo in cui lo utilizzi. Avere la consapevolezza che il tempo a tua disposizione è limitato può aiutarti a impiegarlo al meglio per non sprecare neanche un secondo (dopotutto 86.400 secondi ogni giorno sono un bel regalo no?).
2 – Traccia il tuo tempo e elimina gli sprechi
Per gestire meglio il tuo tempo devi capire innanzitutto come lo stai utilizzando. Per una o due settimane prova a monitorare il tuo tempo, annotando ogni attività e indicando il tempo impiegato (per facilitare il compito puoi utilizzare un’applicazione di time management).
Alla fine del periodo di monitoraggio potrai fare delle valutazioni:
- Hai dedicato il giusto tempo alle attività che reputi fondamentali per la tua crescita professionale e per la tua felicità personale?
- Ci sono delle attività che possono essere svolte in un tempo minore?
- Quali attività comportano uno spreco di tempo e andrebbero tagliate?
3 – Pianifica il tuo tempo
Sedersi alla scrivania e tuffarsi nel lavoro è il modo migliore per ritrovarsi alle nove di sera con metà delle urgenze ancora da sbrigare. Per evitare le giornate kamikaze la regola d’oro è: pianificazione.
- Prepara una lista di tutte le cose da fare
- Definisci il tempo da dedicare a ciascuna attività
- Stabilisci le priorità
Oltre alla pianificazione giornaliera è utile partire a monte con una pianificazione di medio e lungo periodo (settimanale, mensile, annuale). In questo modo sarai certo di concentrarti su quei progetti strategici che nella routine giornaliera rischi di perdere di vista. Pensa se ogni giorno avessi dedicato un’ora a quel progetto che tanto ti stava a cuore e che invece hai accantonato, adesso a che stato di avanzamento saresti?
4 – Stabilisci le priorità
Il 90% delle persone appena arriva in ufficio si siede alla scrivania e… Legge le mail. Errore.
Richard Koch ha applicato il principio di Vilfredo Pareto al business, concludendo che:
l’80% del valore viene prodotto dal 20% delle attività.
Questo vuol dire che c’è un 20% del tuo lavoro da cui deriva l’80% dei risultati. E poiché nelle prime ore della giornata siamo più produttivi è proprio su quel 20% che devi concentrarti ogni mattina: prima le attività strategiche e quelle più impegnative, poi il resto.
Vuoi un aiuto per definire le priorità? Usa matrice di Eisenhower, che ti permette di classificare le tue attività in:
- Crisi – urgente e importante: attività che devi chiudere subito, perché rischiano di far saltare gli obiettivi. Se hai pianificato bene il lavoro non dovrebbero essere frequenti, se invece sei sempre in emergenza forse c’è qualcosa da rivedere.
- Qualità – importante e non urgente: le attività che contribuiscono alla qualità del tuo lavoro, pianificate secondo scadenze a breve, medio e lungo periodo dovrebbero essere le più numerose.
- Inganno – urgente e non importante: hai presente quando il cliente ti convoca in riunioni fiume per essere rassicurato su un’emergenza che in realtà non esiste? Ecco, questo è un esempio di inganno. Se ti riempi di attività di questo tipo rischi di non avere tempo per i progetti davvero importanti per te.
- Spreco – non importante e non urgente. Quante ore hai perso oggi su Facebook con la scusa di dare una sbirciatina veloce? Ecco, quella è un’attività che si può eliminare, non ti ha fatto stare bene, ti ha solo fatto perdere tempo.
5 – Elimina le distrazioni
La notifica di Whatsapp, la mail del collega, la telefonata del cliente. Sono tutte attività che annientano la tua concentrazione. Ogni volta che si verifica un’interruzione impieghi mediamente 23 minuti per ritrovare il focus. Ecco perché dovresti ritagliarti ogni giorno una parte di tempo da dedicare alle attività più importanti in cui eliminare qualunque distrazione. Scoprirai che in questo modo il lavoro procede molto più fluido e rapido.
6 – Non rimandare
Se attendi il momento dell’ispirazione, quello stato di grazia in cui sei perfettamente lucido e focalizzato… non inizierai mai. Non aspettare di essere nella giusta disposizione per occuparti di compiti gravosi o lunghi. Comincia a lavorare, anche se non ti senti pienamente produttivo, e una volta iniziato la motivazione verrà da sé.
7 – Lascia stare la perfezione
La precisione è importante, per un avvocato è anzi fondamentale. La perfezione invece è deleteria, perché ti spinge a rimandare quell’attività finché non sarai in grado di svolgerla in modo eccelso. Oppure a continuare a lavorare su dettagli che poco aggiungono alla qualità di un lavoro. Se vuoi aumentare la tua produttività cerca di dare il tuo massimo con gli strumenti e nelle condizioni in cui ti trovi. Potrai sempre migliorare i risultati più avanti.
8 – Fai una cosa per volta e non lasciarla a metà
Il multitasking non esiste. A differenza dei computer noi non possiamo svolgere più attività contemporaneamente. Possiamo soltanto passare da una attività all’altra. Ma questo passaggio ha un costo, legato al tempo necessario a ritrovare la concentrazione.
Se vuoi essere davvero produttivo riprendi la lista del punto 3, scegli un’attività e dedicati esclusivamente a quel compito finché non lo avrai portato a termine. Se richiede molto tempo puoi dividerlo in più blocchi di attività, da completare eventualmente in giorni diversi. Solo dopo aver concluso una attività passa alla successiva.
9 – Sfrutta la Legge di Parkinson
La legge di Parkinson afferma che: “Il lavoro si espande in modo da riempire il tempo a disposizione per il suo completamento”. Questo vuol dire che quanto più tempo hai a disposizione per completare un progetto, tanto più tempo impiegherai per portarlo a termine. Se, invece, ti dai una scadenza più breve, sarai motivato a chiudere quel lavoro in minor tempo.
Prova quindi a fissare delle scadenze sfidanti, riducendo il tempo che hai a disposizione per completare determinati compiti. L’urgenza ti aiuterà a procedere più rapidamente. E alla fine concediti un premio per gratificare il tuo impegno (magari quell’aperitivo con gli amici che hai rimandato tutte le volte che sei rimasto in ufficio fino a tardi?).
10 – Usa la tecnica del Pomodoro
Hai presente il tipico timer da cucina a forma di pomodoro? Alla fine degli anni ’80 Francesco Cirillo è partito da questo oggetto per sviluppare una tecnica che permette di aumentare la concentrazione e la produttività:
- Organizza la lista delle attività giornaliere in compiti da svolgere in blocchi di tempo da 25 minuti
- Scegli la prima attività da svolgere
- Imposta il timer su 25’ e lavora su quella attività senza distrazioni e interruzioni per 25’
- Quando il timer suona fai una X su quella attività e prenditi una pausa di 5’
- Al termine della pausa procedi con l’attività successiva
- Ogni 4 pomodori prendi una pausa più lunga (15-30 minuti)
Questa in sintesi la tecnica del pomodoro. Se vuoi approfondirla ti consigliamo di leggere il libro di Francesco Cirillo: La tecnica del pomodoro.
11 – Passa alla tecnica del Melone
Quando avrai preso dimestichezza con la tecnica del pomodoro puoi provare a passare alla tecnica del melone, espressione coniata da Andrea Giuliodori, esperto di crescita personale. Il processo è lo stesso: si impostano cicli di lavoro senza interruzioni alternati da pause. Cambia però il tempo dedicato alle attività. Nella tecnica del melone ciascuna attività viene svolta per 90-120 minuti. Si sfruttano così i ritmi ultradiani: tra i cicli biologici che regolano il nostro corpo i ritmi ultradiani hanno una durata di 90-120’ in cui siamo attivi e propensi alla concentrazione, alternati da fasi di riposo di 15-20’ in cui abbiamo bisogno di ricaricarci.
Concludiamo questa rassegna ricordando che i grandi cambiamenti nascono da piccole abitudini. Non è importante che da domani inizi ad applicare tutto quello che hai trovato in questo articolo, ma può essere utile scegliere uno dei consigli indicati e provare ad applicarlo ogni giorno nella tua routine lavorativa. Pian piano diventerà automatico, producendo i suoi effetti e portandoti magari a cambiare altre abitudini.
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